Privacy Policy

Effective date: 5 June 2026 · Last updated: 5 June 2026

This Privacy Policy explains how Locomotive Assist ("the Service", "we", "our") collects, uses and protects information when you use our mobile and web applications (collectively, the "Apps"). By using the Apps you agree to the practices described below.

1. Who we are

The Apps are provided to railway operating companies for in-field locomotive fault triage and reporting. Each company licenses the Service for its own staff and is the data controller for its operational data. Locomotive Assist acts as the technology provider and processor.

Contact: info@locomotiveassist.com

2. Information we collect

Account information: company license code, username/email, role (engineer, technician, company admin, super admin), and a hashed password. This is provided by your company administrator.
Fault reports you submit: the fault code you searched, the solution steps you tried, free-text notes, the status (solved / not solved), the time of submission and an optional location label.
Location data (only when you choose to attach it): if you tap "Detect location" while submitting a report, the Apps read the device GPS coordinates (latitude, longitude, accuracy) once for that report. The Apps do not track your location in the background and do not collect location outside the report flow.
Device & technical data: a device identifier used for offline session refresh, the OS/version reported by the platform, and standard server logs (IP address, request time, user agent) needed to operate the Service securely.
Diagnostics: non-personal crash and error logs may be retained for a short period to help us fix bugs.

We do not collect contacts, photos, microphone data, calendar, browsing history, advertising identifiers, or biometric data.

3. How we use the information

To authenticate you and keep your session valid (including a 24-hour offline grace period for field use).
To create, store and deliver the fault reports you submit to your company's administrators.
To produce aggregate statistics for your company administrators (e.g. how many incidents of each fault code happened, resolution rate). These statistics are scoped to your company only.
To send notification e-mails about new reports to addresses your company administrators configure.
To operate, maintain and secure the Service (audit logs, abuse prevention, backup).

4. Legal basis (GDPR / KVKK)

We process the data above to perform the contract between your company and Locomotive Assist (Art. 6(1)(b) GDPR), to comply with our legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR), and where applicable on the basis of legitimate interest in keeping the platform operational and secure (Art. 6(1)(f) GDPR). The Turkish Personal Data Protection Law (KVKK) is honored on the same legal grounds.

5. Sharing

We do not sell or rent any personal data. Information is accessible to:

Authorized administrators of your own company.
Locomotive Assist personnel that operate the platform, under confidentiality obligations.
Sub-processors strictly required to deliver the Service: cloud hosting, transactional e-mail delivery and DNS/TLS providers. These providers operate on our behalf and only on our instructions.
Authorities, when we are required to do so by valid legal process.

6. Data retention

Account information is kept for as long as your company keeps the user active. Fault reports are kept for the operational lifetime of the Service or until your company requests deletion. Server logs are retained for up to 90 days. Backups are retained for up to 30 days and then rotated.

7. Security

All traffic between the Apps and our servers uses HTTPS (TLS). Passwords are stored as one-way salted hashes; tokens are stored in OS-level secure storage on your device. Server access is restricted to authorized operators and protected by audit logs.

8. Your rights

Subject to applicable law (GDPR, KVKK), you may request access to, correction of, or deletion of your personal data; restriction of processing; data portability; and objection to processing. Because your account is provisioned by your employer, please first contact your company administrator. You may also contact us at info@locomotiveassist.com; we respond within 30 days.

9. Children

The Apps are intended for use by the technical staff of railway operating companies. They are not directed to children under 16 and we do not knowingly collect personal data from children.

10. International transfers

Servers are operated in the European region. Where data is transferred outside the EU/EEA or Türkiye in the course of operating the Service, transfers rely on Standard Contractual Clauses or other approved safeguards.

11. Changes to this policy

We may update this Privacy Policy. The "Last updated" date above will reflect any material change. Continued use of the Apps after a change constitutes acceptance of the updated policy.

12. Contact

Questions or requests regarding this Privacy Policy: info@locomotiveassist.com

Gizlilik Politikası

Yürürlük tarihi: 5 Haziran 2026 · Son güncelleme: 5 Haziran 2026

Bu Gizlilik Politikası, Locomotive Assist ("Hizmet", "biz") mobil ve web uygulamalarını ("Uygulamalar") kullandığınızda hangi bilgileri topladığımızı, nasıl kullandığımızı ve nasıl koruduğumuzu açıklar. Uygulamaları kullanarak bu politikayı kabul etmiş olursunuz.

1. Hakkımızda

Uygulamalar, demiryolu işletmesi yapan firmalara saha üstünde lokomotif arızası teşhisi ve raporlaması için sunulur. Her firma, kendi personeli için Hizmeti lisanslar ve operasyonel verileri için veri sorumlusudur. Locomotive Assist teknoloji sağlayıcı / veri işleyen olarak görev yapar.

İletişim: info@locomotiveassist.com

2. Topladığımız bilgiler

Hesap bilgileri: şirket lisans kodu, kullanıcı adı/e-posta, rol (makinist, teknisyen, şirket yöneticisi, süper yönetici) ve şifrenin hash'i. Bu bilgi, şirket yöneticiniz tarafından sağlanır.
Gönderdiğiniz arıza raporları: aradığınız arıza kodu, denediğiniz çözüm adımları, serbest metin notlar, durum (çözüldü / çözülmedi), gönderim zamanı ve isteğe bağlı lokasyon etiketi.
Konum verisi (yalnızca siz eklediğinizde): rapor gönderirken "Konumu tespit et" düğmesine bastığınızda Uygulama, o rapor için cihaz GPS koordinatlarını (enlem, boylam, hassasiyet) bir kez okur. Arka planda konum izlemez; rapor gönderme akışı dışında konum verisi toplanmaz.
Cihaz ve teknik veri: çevrimdışı oturum yenilemesi için bir cihaz tanımlayıcısı, platformun bildirdiği işletim sistemi/sürüm bilgisi ve hizmeti güvenle çalıştırmak için tutulan standart sunucu logları (IP, istek zamanı, user agent).
Tanılama: hata düzeltmek amacıyla kişisel olmayan çökme/hata logları kısa süre tutulabilir.

Rehber, fotoğraf, mikrofon, takvim, gezinme geçmişi, reklam tanımlayıcıları veya biyometrik veri toplamayız.

3. Bilgileri nasıl kullanırız

Sizi doğrulamak ve oturumunuzu sürdürmek (saha kullanımı için 24 saatlik çevrimdışı tolerans dahil).
Gönderdiğiniz arıza raporlarını oluşturmak, saklamak ve şirket yöneticilerinize iletmek.
Şirket yöneticileri için toplulaştırılmış istatistikler üretmek (örneğin her arıza kodundan kaç vaka yaşandığı, çözüm oranı). Bu istatistikler yalnızca kendi şirketinize ait verileri kapsar.
Şirket yöneticilerinin tanımladığı adreslere yeni rapor bildirim e-postaları göndermek.
Hizmeti çalıştırmak, sürdürmek ve güvende tutmak (audit log, kötüye kullanım önleme, yedekleme).

4. Hukuki dayanak (KVKK / GDPR)

Yukarıdaki verileri, şirketiniz ile Locomotive Assist arasındaki sözleşmenin ifası için (KVKK 5/2-c, GDPR 6(1)(b)), yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için (KVKK 5/2-a, GDPR 6(1)(c)) ve gerektiğinde platformu çalışır ve güvenli tutmaya yönelik meşru menfaat gerekçesiyle (KVKK 5/2-f, GDPR 6(1)(f)) işleriz.

5. Paylaşım

Hiçbir kişisel veriyi satmayız ya da kiralamayız. Bilgilere şu taraflar erişebilir:

Kendi şirketinizin yetkili yöneticileri.
Platformu işleten Locomotive Assist personeli; gizlilik yükümlülüğü altındadır.
Hizmetin sunulması için zorunlu alt-işleyenler: bulut barındırma, işlemsel e-posta gönderimi, DNS/TLS sağlayıcıları. Bu sağlayıcılar yalnızca bizim adımıza ve talimatlarımız doğrultusunda çalışır.
Geçerli yasal süreç gerektirdiğinde, yetkili kamu kurumları.

6. Saklama süresi

Hesap bilgileri, şirketiniz kullanıcıyı aktif tuttuğu sürece tutulur. Arıza raporları, Hizmetin operasyonel ömrü boyunca veya şirketiniz silme talebine kadar tutulur. Sunucu logları en fazla 90 gün, yedekler en fazla 30 gün saklanır.

7. Güvenlik

Uygulamalar ile sunucularımız arasındaki tüm trafik HTTPS (TLS) ile şifrelenir. Şifreler tek yönlü tuzlu hash olarak saklanır; oturum belirteçleri cihazınızdaki işletim sistemi seviyesinde güvenli depolamaya yazılır. Sunucu erişimi yetkili operatörlerle sınırlıdır ve audit log ile korunur.

8. Haklarınız

Yürürlükteki mevzuat (KVKK, GDPR) çerçevesinde kişisel verilerinize erişim, düzeltme veya silme; işlemenin sınırlandırılması; veri taşınabilirliği ve işlemeye itiraz haklarınız vardır. Hesabınız işvereniniz tarafından oluşturulduğundan, lütfen önce şirket yöneticinize başvurun. Bizimle de iletişime geçebilirsiniz: info@locomotiveassist.com; talebinizi 30 gün içinde yanıtlarız.

9. Çocuklar

Uygulamalar demiryolu firmalarının teknik personeli için tasarlanmıştır. 16 yaşın altındaki çocuklara yönelik değildir ve bu yaş grubundan bilerek kişisel veri toplamayız.

10. Uluslararası aktarımlar

Sunucular Avrupa bölgesinde işletilir. Hizmetin sunumu sırasında verinin AB/AEA veya Türkiye dışına aktarılması gerekirse, aktarımlar Standart Sözleşme Maddeleri veya onaylı diğer güvenceler temelinde yapılır.

11. Politikadaki değişiklikler

Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikler "Son güncelleme" tarihine yansır. Değişiklikten sonra Uygulamaları kullanmaya devam etmek, güncel politikanın kabulü anlamına gelir.

12. İletişim

Bu politikayla ilgili soru veya talepleriniz için: info@locomotiveassist.com